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Conditions générales de vente

Accompagnement des entreprises : manifestations commerciales et prestations d’accompagnement sur les marchés

PREAMBULE

L’AANA, Agence de l’Alimentation de Nouvelle Aquitaine, association régie par la loi du 1er juillet 1901 est l’Agence régionale de développement de la qualité, de la communication et de la promotion des produits agricoles et agroalimentaires de Nouvelle-Aquitaine et a pour objet l’accompagnement et le développement des démarches qualité, de la promotion et de la valorisation des produits agricoles et agroalimentaires, des savoir-faire et des territoires de la région Nouvelle-Aquitaine, ainsi que l’accompagnement des producteurs et des entreprises sur leurs marchés, afin de participer à la création de valeur et d’emplois et de conforter l’identité du territoire.

Dans ce cadre, l’AANA propose à ses clients une gamme de produits et de prestations concourant à cet objet.

Toute entreprise ou organisme utilisateur des services de l’AANA doit exercer tout ou partie de son activité en Région Nouvelle Aquitaine et est tenu d’adhérer et de s’acquitter du montant de la cotisation fixé annuellement en AG.

OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Les présentes conditions générales de vente régissent les rapports entre l’AANA et ses clients dans le cadre de prestations d’accompagnement sur les marchés en France et à l’Export et prévalent sur tout autre document. L’AANA propose à ses clients des manifestations et une gamme de produits et de prestations d’accompagnement dont l’utilisation est soumise aux présentes conditions générales de vente sauf dérogation formelle et expresse de l’AANA. L’entreprise cliente déclare en avoir une parfaite connaissance, les accepter sans réserve et renonce de ce fait à se prévaloir de tout document contradictoire, et notamment ses propres conditions générales d’achat qui seront inopposables à l’AANA, même si celle-ci en a eu connaissance.

Les documents contractuels, sont, par ordre de priorité décroissant :

– Les conditions particulières de vente négociées en raison du particularisme d’une prestation ;

– Les présentes conditions générales de vente ;

– Les documents contractuels associés s’ils sont exigés au regard de la nature des produits et prestations ou des modalités de commande

DEFINITIONS :

Abonnement : souscription du client aux lettres d’informations de l’AANA auxquelles lui donne droit son adhésion.

Acompte : fraction du prix de la prestation exigible lors de la passation de la commande

Adhésion : acte par lequel le client rejoint l’AANA pour être éligible à ses services

Bon à tirer : validation du client sur la dernière impression du document réalisé par l’AANA avant le tirage complet et définitif (notamment fiches catalogues, enseignes, affiches, kakemonos)

Bon de Commande : document qui récapitule les caractéristiques du produit ou de la prestation complémentaire (tels que par exemple (stand, stand partagé…) équipements supplémentaires, interprète etc…) commandée dans le cadre d’une manifestation.

Bulletin d’Engagement de Participation (ou BEP) : document contractuel associé à une manifestation confirmant et définissant l’engagement de participation du client

Charte d’engagement : Texte qui résume les engagements des exposants ou des participants à une manifestation au regard de la réglementation applicable générale ou exceptionnelle, et en termes de responsabilité sociétale et environnementale. Les chartes doivent être acceptées et signées par les clients avant leur participation à la manifestation.

Client : toute personne physique ou morale, privée ou publique exerçant tout ou partie de son activité professionnelle en Nouvelle Aquitaine, qui achète des produits et des prestations auprès de l’AANA, étant précisé que le client doit préalablement adhérer à l’AANA pour pouvoir acheter ses produits et prestations.

Commande : acte par lequel le client s’engage à participer à une manifestation ou commande des produits et des prestations complémentaires auprès de l’AANA

Cotisation : somme versée annuellement pour adhérer à l’AANA au plus tard lors de la 1ère participation à une manifestation.

Dossier de participation : dossier qui présente les conditions d’organisation et de participation aux manifestations ainsi que leurs tarifs. Ce dossier inclut notamment le Bulletin d’Engagement de Participation et les Conditions Générales de Ventre.

Dossier exposant ou participant : dossier qui présente les modalités pratiques et techniques de l’exposition ou de la participation à la manifestation notamment : adresse de l’évènement, horaires d’ouverture, charte de participation, modalités d’expédition des échantillons, programme de la manifestation, contacts utiles etc…Ce dossier est communiqué au client une fois que celui-ci a remis son BEP.

Frais de dossier AANA : frais administratifs d’organisation inhérents à la manifestation

Frais d’organisateurs : frais facturés par les organisateurs du salon ou de la manifestation

Manifestations : tous les évènements organisés par l’AANA ou au sein desquels l’AANA intervient en tant que co-traitant, tels que les foires grand public, les salons professionnels (expositions – pavillons) en France et à l’étranger, les rencontres d’acheteurs en France ou à l’étranger, l’accueil d’acheteurs en France, les ateliers, les conférences, les séminaires et autres évènements de toute nature.

Prestations : ensemble des prestations de l’AANA soumises aux présentes Conditions Générales de Vente, telles que l’organisation de manifestations, les conseils individualisés, l’appui logistique et technique etc.

DISPOSITIONS GENERALES – PRESENTATION DES ACTIVITES DE L’AANA SOUMISES AUX PRESENTES CONDITIONS GENERALES DE VENTE

Manifestations

L’AANA propose l’organisation d’une large gamme de manifestations commerciales en France et à l’étranger dans les secteurs de l’agro-alimentaire et vitivinicoles à destination des professionnels ou des consommateurs. Un programme recensant l’ensemble de ces manifestations est édité annuellement par l’AANA.

Les manifestations font l’objet d’un dossier de participation mis à disposition des clients et prospects de l’AANA. Le dossier de participation fixe les conditions financières de participation et inclut des frais de dossier et d’organisateurs.

Le programme annuel et les dossiers de participation aux manifestations sont diffusés par mail et sur les réseaux sociaux de l’AANA aux clients et prospects de l’AANA ou peuvent être téléchargés via le site Lab Alimentation Nouvelle Aquitaine (https://www.lab-alimentation-nouvelle-aquitaine.fr/). Ils peuvent être adressés individuellement sur demande des clients ou prospects ou peuvent également faire l’objet d’un démarchage téléphonique.

La participation aux manifestations inclut notamment les prestations suivantes :

Conseils personnalisés, accompagnement administratif et logistique, Interface avec l’organisateur et les co-traitants, suivi des livrables, gestion de crise, présence d’un accompagnateur de l’AANA ou d’un co-traitant, une campagne en social media, la création d’une social box, peut inclure le développement de sites dédiés à la manifestation et la mise en place de prise de vues sur la manifestation.

Produits et prestations complémentaires dans le cadre des manifestations

L’AANA peut être amenée à proposer aux clients des produits et prestations complémentaires dans le cadre des manifestations, tels que la fourniture d’espace supplémentaire, d’équipements et mobilier complémentaires, le transport de produits, d’échantillons ou de documentation commerciale, l’édition ou l’impression de documentation commerciale (catalogue, affiche , kakémono), la traduction de documents techniques et commerciaux, la mise à disposition d’interprètes, la participation à des conférences, réunions de networking ou rendez-vous d’affaires individualisés, des repas etc.

La décision du participant de commander des produits ou prestations complémentaires peut intervenir entre le retour du BEP à l’AANA et la tenue de la manifestation.

COMMANDES ET CONTRACTUALISATION

Toute inscription à une manifestation doit être confirmée par écrit et dans les délais mentionnés dans le dossier de participation :

– Par l’envoi du Bulletin d’Engagement de Participation dûment complété et signé par mail et/ou par courrier postal

– Par la confirmation d’inscription en ligne (lorsque celle-ci est disponible) via le site Lab Alimentation Nouvelle Aquitaine (https://www.lab-alimentation-nouvelle-aquitaine.fr/)

– Par le versement d’un acompte forfaitaire dont le montant est précisé dans le BEP ou le récapitulatif de commande en ligne effectuée sur le site Lab Alimentation Nouvelle Aquitaine (https://www.lab-alimentation-nouvelle-aquitaine.fr/)

Dès réception du Bulletin d’Engagement de Participation et du règlement de l’acompte, une confirmation d’inscription est adressée par courriel au responsable de l’inscription / au client. La vente de la prestation ne devient parfaite qu’après acceptation de la commande par l’AANA.

Toute inscription reçue hors délai pourra être refusée.

Aucune demande de participation ne sera prise en compte si l’entreprise n’est pas adhérente à l’AANA. L’adhésion à l’AANA peut être réalisée concomitamment à la première commande réalisée par le Client. Aucune inscription ne pourra être prise en compte si l’entreprise n’a pas réglé la totalité de ses factures relatives aux manifestations et prestations antérieures.

L’AANA se réserve le droit de refuser toute inscription de la part d’un client pour motif légitime et non discriminatoire.

Les prestations complémentaires et notamment : la réservation d’interprètes, l’expédition des échantillons, la commande de mobilier ou d’équipements complémentaires, la commande de fluides, la commande de badges, la commande de repas…. font l’objet de Bons de commande qui doivent être complétés, signés et retournés dans les délais indiqué dans le bon de commande lui-même ou dans le dossier exposant / participant remis au client.

Une facture de l’acompte peut être adressée sur demande expresse du client.

Dans le cas où la manifestation serait complète ou en cas d’indisponibilité de la prestation demandée, l’AANA s’engage à en informer le client dans les meilleurs délais et à lui rembourser l’acompte versé.

Dans le cas où l’espace réservé sur un salon par l’AANA pour ses clients de Nouvelle-Aquitaine serait complet, l’AANA, dans la mesure du possible, mettra le client en relation avec les organisateurs du salon afin que ces derniers lui proposent éventuellement un espace disponible en dehors de l’Espace Nouvelle-Aquitaine.

L’AANA se réserve la possibilité de sous-traiter tout ou partie des prestations dans le respect des dispositions des présentes conditions générales de vente. S’il y a lieu, l’AANA pourra mettre en

relation le client avec le(s) prestataire(s). Dans tous les cas, l’AANA facturera la totalité des prestations.

CAS D’ANNULATIONS

Annulation par le client :

En cas d’annulation d’un engagement de participation ou de commandes liées à une manifestation par le client, l’AANA facturera le montant des frais déjà engagés pour le compte du client et conservera l’acompte versé.

Annulation par l’AANA :

L’AANA se réserve le droit d’annuler et/ou de reporter toute manifestation sans dédommagements, ni pénalités versées au client, en cas de force majeure ou en cas d’évènements exceptionnels qui ne seraient pas considérés comme des cas de force majeure, tels que notamment, catastrophes naturelles, crises sanitaires, actes de terrorisme et de guerre, grèves, manifestations etc……

L’AANA peut également annuler ou reporter toute manifestation pour des raisons indépendantes de sa volonté notamment par manque de participants ou pour raison sanitaire. L’AANA facturera l’ensemble des frais qu’elle aura elle-même engagés pour l’organisation de cette manifestation et pour le compte du client.

L’AANA fera ses meilleurs efforts pour en avertir les clients dès que possible et au plus tard un mois avant la manifestation

L’AANA ne pourra être tenue responsable des frais engagés par ailleurs par le client ou préjudices conséquents à l’annulation d’une manifestation ou à son report à une date ultérieure.

Annulation par les co-traitants :

L’AANA facturera l’ensemble des frais exigés par les co-traitants et les frais qu’elle aura elle-même engagés pour le compte du client.

Dans le cas où les co-traitants seraient en mesure de rembourser tout ou partie des frais déjà engagés à l’AANA, celle-ci répercutera le remboursement au profit des clients concernés.

L’AANA se réserve le droit :

§ D’exclure à tout moment tout participant dont le comportement gênerait le bon déroulement et/ou manquerait gravement aux présentes conditions générales de vente,

§ D’exclure tout participant qui aurait procédé à de fausses déclarations lors de l’inscription et ce, sans indemnités.

OBLIGATIONS

Obligations du client

Le client s’engage :

· A fournir à l’AANA toutes informations et documents complets dans les délais impartis nécessaires à la bonne réalisation de la prestation

· A désigner un interlocuteur de référence et fournir l’identité des personnes qui participeront à la manifestation

· A avertir ou à informer l’AANA de toute difficulté qui surviendrait dans la préparation ou dans le déroulement de la manifestation

A avoir pendant les manifestations un comportement respectueux de l’ordre public applicable et à se conformer à toute réglementation exceptionnelle qui pourrait être applicable dans un contexte particulier lié à titre d’exemple à une crise sanitaire.

Obligations de l’AANA

L’AANA s’engage à affecter à l’exécution des prestations tout moyen humain et matériel nécessaire pour la réalisation d’une prestation de qualité.

TARIFS ET CONDITIONS DE PAIEMENT

Les prestations sont fournies par l’AANA aux prix indiqués dans le bulletin d’engagement de participation ou bon de commande au jour de la passation de la commande. Ces tarifs sont à disposition des clients sur le site Lab Alimentation Nouvelle Aquitaine (https://www.lab-alimentation-nouvelle-aquitaine.fr/) ou à leur demande.

Sauf dispositions spécifiques contraires, les prix des manifestations ne comprennent pas : les frais de transport ; les frais d’hébergement et de repas ; les assurances annulation, rapatriement, accident ; les assurances relatives aux pertes, vols, ou destruction de biens et colis de toute nature; les frais d’acheminement des échantillons ou de la documentation ou excédents de poids. Ces frais restent à la charge du client.

Tous nos prix sont indiqués en euros et hors taxes. Ils sont à majorer de la TVA au taux en vigueur.

Les factures sont payables par chèque ou par virement bancaire.

Les factures sont payables en euros, à 30 jours date de facture à l’ordre de l’Agence de l’Alimentation Nouvelle-Aquitaine. Toute somme non payée à l’échéance donnera lieu au paiement par le client de pénalités de retard au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage.

Ces pénalités sont exigibles de plein droit, dès réception de l’avis informant le client qu’elles ont été portées à son débit.

Outre les pénalités constatées en cas de retard de paiement de toutes sommes dues, y compris des acomptes, le client sera redevable d’une indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement conformément aux articles L441-6 c. com. et D. 441-5 c. com. L’AANA se réserve néanmoins le droit de réclamer une indemnisation complémentaire, sur justification, lorsque les frais réellement exposés sont supérieurs à ce montant.

OPPOSABILITE

Les présentes conditions générales ne s’appliquent pas aux voyages et aux séjours professionnels.

Le client est réputé pour chaque commande ou engagement de participation avoir consulté et accepté les présentes conditions générales de vente et les documents contractuels associés dont il reconnaît qu’elles lui sont opposables.

CONFIDENTIALITE

L’AANA s’engage à respecter le caractère confidentiel des renseignements écrits ou verbaux que le client aura pu lui

transmettre dans le cadre des prestations qu’elle réalise pour lui, quelle qu’en soit la nature.

RESPONSABILITE

L’AANA s’engage à réaliser les prestations avec tout le soin et la compétence dont elle dispose et dans le cadre d’une obligation de moyens. La responsabilité de l’AANA ne peut être engagée qu’en cas de faute ou négligence prouvée.

L’AANA n’est pas responsable des objets et effets personnels ni des dommages causés au matériel du client dans le cadre de la réalisation d’une prestation. L’AANA ne sera en aucun cas responsable de tout dommage indirect, matériel ou immatériel, consécutif ou non, tel que préjudice commercial ou financier, perte de clientèle, perte d’image de marque, perte de commande, trouble commercial quelconque, perte ou destruction totale ou partielle des données du fichier client, ainsi que toute action émanant de tiers qui surviendraient à l’occasion d’une prestation réalisée pour le client, pendant ou après la réalisation de la prestation.

L’AANA déclare être titulaire d’une police d’assurance responsabilité civile professionnelle.

Sans préjudice de ce qui précède, la responsabilité de l’AANA, dans l’hypothèse où elle serait mise en jeu au titre de ses prestations, est expressément limitée au prix effectivement acquitté par le client au titre de la prestation concernée.

Conditions restrictives :

En cas de réclamation, le client devra informer par lettre recommandée avec AR l’AANA de la défaillance ou de la non-conformité de la prestation effectuée, au plus tard dans un délai maximum de 1 mois après la réalisation de la prestation en justifiant de façon détaillée les motifs de sa réclamation. L’AANA s’engage à y répondre dans les meilleurs délais.

TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES

En application de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018, il est rappelé que les données nominatives demandées aux clients sont nécessaires au traitement de leur adhésion à l’AANA, de leurs commandes et à l’établissement des factures notamment.

Les données personnelles recueillies auprès des clients font l’objet d’un traitement informatique réalisé par le Prestataire.

Ces informations et données personnelles sont conservées à des fins de sécurité, afin de respecter les obligations légales et réglementaires. Elles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour l’exécution des commandes et des garanties éventuellement applicables.

Le responsable du traitement des données est l’AANA. L’accès aux données personnelles sera strictement limité aux employés du responsable de traitement, habilités à les traiter en raison de leurs fonctions. Les informations recueillies pourront éventuellement être communiquées à des tiers liés à l’entreprise par contrat pour l’exécution de tâches sous-traitées, sans que l’autorisation du client soit nécessaire.

Dans le cadre de l’exécution de leurs prestations, les tiers n’ont qu’un accès limité aux données et ont l’obligation de les utiliser en

conformité avec les dispositions de la législation applicable en matière de protection des données personnelles. En dehors des cas énoncés ci-dessus, l’AANA s’interdit de vendre, louer, céder ou donner accès à des tiers aux données sans consentement préalable du client, à moins d’y être contrainte en raison d’un motif légitime.

Conformément à la réglementation applicable, le client dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, et de portabilité des données le concernant, ainsi que du droit de s’opposer au traitement pour motif légitime, droits qu’il peut exercer en s’adressant au responsable de traitement à l’adresse postale de l’AANA – Cité Mondiale – 6, parvis des Chartrons – 33075 Bordeaux Cedex, ou à l’adresse mail suivante : bordeaux@aana.fr

DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES

L’AANA conserve les données personnelles de ses clients pendant la durée nécessaire au respect des législations et des réglementations applicables, ou pendant une durée définie au regard de ses contraintes opérationnelles, telles que la tenue de notre comptabilité, une gestion efficace de la relation client, ainsi que pour faire valoir des droits en justice ou répondre à des demandes de ses organismes de tutelles. Les données des clients sont conservées pendant 5 ans en base active et 5 ans en base intermédiaire à compter de la fin de la phase contractuelle. Les données des prospects sont conservées pendant 3 ans à compter de leur collecte ou de notre dernier contact avec eux.

PROPRIETE INTELLECTUELLE

Le client autorise à faire figurer son nom, son mail, son numéro de téléphone professionnel, le logo de sa société (ses photos et/ou les photos prises par l’AANA ou un de ses prestataires sur lequel il apparaîtrait etc…) sur tout document promotionnel, sur une liste de références commerciales et sur le site internet de l’AANA.

L’AANA reste propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle sur les études, dessins, documents promotionnels etc., réalisés spécialement par elle (même à la demande du Client) en vue de la fourniture des services au client.

Le client s’interdit donc toute reproduction ou exploitation desdits études, dessins, documents promotionnels etc., sans l’autorisation expresse et préalable de l’AANA.

DROIT A L’IMAGE

Le client autorise expressément, à titre gracieux, l’AANA, et ce pour une durée de cinq ans à compter de sa demande de participation :

· À réaliser, s’il le souhaite, des photos et/ou des films le représentant ainsi que les membres de son équipe, de même que les produits exposés sur son stand ;

· À utiliser librement ces images sur tous supports, notamment promotionnels (y compris Internet), en France comme à l’étranger

· Le cas échéant, à représenter, diffuser, reproduire, adapter, enregistrer, éditer, traduire, utiliser, exploiter gracieusement les contenus présentés par le client pendant l’Evènement dont ce dernier atteste être l’auteur ou avoir recueilli toutes les autorisations nécessaires, ainsi que les interventions du client pour les besoins de sa communication

Le client qui ne souhaite pas que tout ou partie de son stand ou un des éléments qui y est représenté (logo, marque, modèle…) ou certains membres de son équipe, figurent sur les films et/ ou

photographies et/ou le support internet utilisés pour la promotion de l’Evènement doit en aviser préalablement par écrit l’AANA avant l’ouverture de l’Evènement.

INVALIDITE DE CERTAINES DISPOSITIONS DES CONDITIONS GENERALES DE VENTE

Dispositions invalides ou privées d’effet

Si l’une des dispositions des présentes Conditions générales de Vente est jugée inapplicable, nulle, non valide à tous égards, la validité des autres dispositions des présentes Conditions générales de Vente ne sera pas affectée, à condition que cela ne porte pas matériellement atteinte aux droits des Parties dans le cadre des présentes Conditions générales de Vente.

Conformité à la réglementation

Si l’une quelconque des dispositions des présentes Conditions générales n’est pas conforme avec une loi quelconque, ordonnance ou réglementation d’une autorité gouvernementale ou assimilée, existante ou ultérieurement promulguée, cette disposition sera, dans la mesure du possible, interprétée d’une manière qui permette sa conformité avec une telle loi, ordonnance, ou réglementation, ou, si une telle interprétation est impossible, elle sera supposée être modifiée afin de satisfaire aux exigences minimales requises.

MODIFICATION DES CONDITIONS GENERALES DE VENTE

Les renseignements figurant sur les catalogues, dossiers de participation, tarifs ou autres documents de l’AANA, sur son site internet ou sur tous autres supports, sont donnés à titre indicatif et sont valables à la date de la commande. Ils sont révisables à tout moment par l’AANA.

De même les Conditions Générales de Vente applicables à une prestation sont celles en vigueur à la date de la commande. L’AANA se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes Conditions Générales de Vente.

DROIT APPLICABLE – LITIGES :

Les droits et obligations des deux parties liées par la convention sont régis par la législation française.

LES LITIGES AUXQUELS LES PRESENTES CONDITIONS GENERALES ET LES ACCORDS QUI EN DECOULENT POURRAIENT DONNER LIEU, CONCERNANT LEUR VALIDITE, LEUR INTERPRETATION, LEUR EXECUTION, LEUR RESOLUTION, LEURS CONSEQUENCES ET LEURS SUITES SERONT SOUMIS AUX TRIBUNAUX DE BORDEAUX.

Bordeaux, le 05 FEVRIER 2024.

Agence de l’Alimentation Nouvelle-Aquitaine · Cité Mondiale

6, parvis des Chartrons

33075 Bordeaux Cedex · 05 56 01 33 53

www.aana.fr Numéro de déclaration d’activité : 75331066333

Enregistré auprès de la préfecture de la région Nouvelle-Aquitaine